Сложно представить современный бизнес без электронного документооборота, пользователи 1С это знают.
Постепенно сходит на нет традиция хранить бумажные документы в папках и тратить внушительные суммы на картриджи для принтеров и бумагу — гораздо практичнее и экологичнее работать с документацией «в цифре». Современные технологии позволяют сократить время на работу с электронными документами до минимума: формирование, согласование и обмен ими с контрагентами происходит за считанные мгновения. Особенно если вы выбрали для работы с «1С-ЭДО».
«1С-ЭДО» — это сервис, который обеспечивает быстрый и удобный обмен счетами-фактурами, УПД, накладными, актами, счетами и любыми другими электронными документами, в том числе внутренними и транспортными. Кроме того, он помогает организовать работу с документами по обороту товаров, подлежащих обязательной маркировке и прослеживаемости, в полном соответствии с требованиями законодательства. Иными словами, он выполняет обязанности курьера, который доставляет документы вам и вашим партнерам, и делает это безупречно, а вы в любой момент можете проверить состояние того или иного.
Отдельная интеграция «1С-ЭДО» с программой «1:Предприятие» не нужна, ведь сервис уже встроен во все типовые программы «1:Предприятие». Просто подключите «1С-ЭДО», выберите удобный интерфейс работы с электронными документами, разошлите контрагентам приглашения к обмену и приступайте.
Какие возможности вы получаете вместе с сервисом «1С-ЭДО»:
- документы для обмена формируются автоматически, так же автоматически сопоставляется номенклатура поставщика с номенклатурой организации, чтобы был порядок в НСИ;
- подписать и отправить электронные документы по выбранным документам учета можно за один клик;
- статусы документа и цветовые индикаторы позволяют понять, на какой стадии находится документ и какие действия требуются от пользователя, так что контролировать процесс легко;
- при работе нескольких сотрудников с электронными документами каждому будут видны только доступные им организации, документы и функции;
- документы можно объединять и отправлять контрагенту одним пакетом;
- при отправке можно добавить к сформированным документам дополнительные данные, которые просит контрагент;
- при необходимости вы можете отозвать отправленный документ — бывают и такие случаи;
- входящие и исходящие электронные документы, по которым уже завершен документооборот автоматически перемещаются в архив ЭДО, там их легко найти (например, по запросу налоговой инспекции) и вновь переслать сформированный пакет данных или при необходимости распечатать.
Еще эффективнее сервис «1С-ЭДО» работает вместе со своим «помощником» — приложением «1С:Подпись» для получения сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи от удостоверяющего центра ООО «НПЦ 1С». Наличие такой подписи — обязательное условие для обмена юридически значимыми документами. Кроме того, ее можно использовать для отправки регламентированной отчетности в контролирующие органы и работы с государственными информационными системами.
Чтобы подготовить заявление на выпуск квалифицированного сертификата, не нужно выходить из офиса. Сделать это можно на своем рабочем месте в интерфейсе программных продуктов «1С:Предприятие 8», а поможет в этом удобная система подсказок в пошаговой форме с подробным описанием каждого шага. Идентификацию пользователя осуществляет партнер фирмы «1С», он же примет, проверит и отправит комплекта заявительных документов в удостоверяющий центр «1С». И кстати, создание ключа электронной подписи на вашем компьютере исключает несанкционированный доступ к нему и служит дополнительной гарантией безопасности.
Таким образом, объединяя работу двух сервисов «1С:Подпись» и «1С:ЭДО», вы избавляете себя от рутинной, но важной и необходимой работы по обмену электронными документами, причем не только для внешнего, но и внутреннего документооборота. Автоматизация этого процесса с возможностью постоянного контроля с вашей стороны освобождает рабочее время для других более творческих и интересных задач. Не говоря уже об экономии средств на расходные материалы и офисного пространства, которое просто не нужно электронным документам.
Важно добавить, что работа с сервисами — это прекрасная возможность исключить ошибки, вызванные неточностями в ручном составлении документов и доставки бумаг с помощью курьера, а значит, и избежать штрафов со стороны контролирующих органов.
Наконец, использование ЭДО юридически значимыми документами с контрагентами поднимает ваш престиж, свидетельствует о том, что вы идете в ногу со временем и активно используете новые разработки. То, что еще несколько лет назад казалось маловероятным, сегодня становится обычной практикой, и ваша компания соответствует новым реалиям.
Подробнее о работе сервисов «1С:Подпись» и «1С:ЭДО» расскажут партнеры Фирмы «1С» в вашем регионе: https://its.1c.ru/db/aboutitsnew#content:23:hdoc. Они готовы не только ответить на вопросы о технической стороне дела, но и подобрать оптимальный ценовой план с учетом специфики вашей организации.
