Переписки, трансляции, аудио – о чем нужно помнить при общении с коллегами и партнерами.
Дистанционный формат делового общения стал более актуален в период ограничительных из-за коронавируса мер. Когда запреты снимут, связь через интернет, разумеется, продолжится: куда быстрее решать текущие вопросы через e-mail, мессенджеры, трансляции
Требования к деловой переписке
Деловые предложения, переписка с партнерами — это не общение с друзьями. Здесь есть определенные рамки.
Необходимо поздороваться и попрощаться в конце переписки, если она не длится несколько дней. Имена-отчества писать с больших букв, чтобы показать уважение к человеку. Такое требование правил русского языка ко всем именам собственным никто не отменял, однако его часто игнорируют.
Тексты должны быть понятными, лаконичными. Избегайте бесконечных предложений с множеством причастных и деепричастных оборотов, дополнений в скобках. Читающий может потерять мысль. Постарайтесь писать краткими предложениями, но не заспамливать чересчур короткими.
Осторожнее с CapsLosk. Крупный шрифт воспринимается собеседником как крик. Если в планах не было накричать на получателя сообщения, не надо привлекать его внимание именно этим приемом.
Возможность использовать смайлики должны определить в компании. Смайлики нужны для эмоциональной окраски, но в деловой переписке уместны более скромные: к примеру, улыбка, а не истеричный смех до слез. Дурной тон — ставить несколько смайликов подряд. В целом смайлы нужно минимизировать.
Большое сообщение разделите на абзацы. Если текст структурирован, разделен на части — информация будет восприниматься намного проще, нежели «портянка».
Обязательно проверьте текст на ошибки. Они раздражают, портят репутацию — как человека, так и профессионала. Деловое предложение из-за ляпов может быть отклонено. Соискатель из-за невнимательности — выбыть из числа претендентов на вакантное место.
Когда писать и отвечать
Согласно этикету, деловая переписка проходит в рабочее время, то есть обычно с 9 до 18 часов. Разумеется, если нет аврала с — как следствие — продолжением рабочего дня.Если от вас не ждут сообщения в позднее время, то отложите его до утра. Допустим, с готовым отчетом. Представьте, если в два ночи сработает мобильник с уведомлением о принятом письме.
На рабочие письма и сообщения, согласно этикету, необходимо ответить в течение суток. Или предупредить, что сделаете это позже по определенным причинам.
Уместность голосовых сообщений
Деловые переписки все чаще сменяют голосовые сообщения. Но лучше сразу удостовериться, что такой формат удобен собеседнику. Прямо так и спросите: «Добрый день, мне было бы удобно общаться голосовыми сообщениями, как вы к ним относитесь?»
Во-первых, партнеру может быть не очень удобно прослушивать сообщения. Во-вторых, в них трудно найти нужную информацию, цифры и прочее. В текстовых всегда поможет поиск.
При записи голосовых сообщений нужно руководствоваться теми же правилами, как и в текстовых: излагать мысли четко, кратко, понятно, по существу. Поток лирических отступлений оценит подружка, но вряд ли деловой партнер.
Записывать нужно в полной тишине. Из-за внешних шумов — машин, ветра, смеха и т. д. — часть фразы будет не услышана. Опять же не надо спамить множеством трехсекундных сообщений. В общем цените время других.
Конечно, если происходит какая-то авральная ситуация, то уместно вместо текста отправить голосовое сообщение, соблюдая правила записи.
Правила видеозвонков
С помощью трансляций проводят совещания, конференции, переговоры. Сейчас часть работников вынуждена выходить в эфир из дома, однако нужно помнить, что это деловое общение в удаленном формате.
Прическа, одежда должны быть уместны. Девушкам длинные волосы лучше собирать или убирать от лица (это же не романтическое свидание). Мужчинам также следует выглядеть ухоженными. Вы же не явитесь на совещание или переговоры немытым, взлохмаченным, с запущенной щетиной. Представьте, насколько приятно будет смотреть на вас.
Что касается одежды, то сейчас один из популярных запросов на стилистические услуги — образ по пояс. Вообще, лучше избегать гардероба типа деловой верх и домашние шорты с тапками. Вдруг придется встать — выглядеть будет комично. Наденьте что-то удобное, но не домашнее.
Оптимальна одежда жакетного типа. Избегать мелкого принта — мелкие полоски, квадратики через камеру дают эффект движущегося рисунка. Лучше или крупный принт, или однотонная одежда.
Девушкам нужно следить за декольте: от ложбинки не больше 5 см. Следует также отказаться от кружева, вечерних крупных, блестящих и брякающих украшений.
Свет должен быть перед лицом. У темного силуэта сложнее воспринимать информацию.
Выходить в эфир лучше на нейтральном фоне. Будет странно, если бухгалтер станет отчитываться на фоне овощей с кастрюлями, игрушек или сохнущего белья. Такой антураж подойдет для разговоров про готовку, домашние хлопоты на детские темы.
Соцсети для работы
Вести деловые переписки в соцсетях или мессенджерах — обычное дело. И здесь тоже есть свои правила.
Первое — аватарка, она должна соответствовать вашему профилю. К примеру, фото в купальнике под пальмой или берегу моря к страховому агенту точно не подойдут, как и фото с рок-концерта адвокату. Также будет неуместно фото с паспорта у креативного фотографа. В общем, нужно понять: как вы позиционируете себя в соцсетях.
Кроме аватарок в соцсетях и мессенджерах нужно проверить иконку в электронной почте, с которой вы ведете переписку, а также адрес этой электронной почты. Согласитесь, что странно получать аналитику или отчет от «стервочки», «курочки», «львицы», да еще и с указанием года рождения, что в данном случае — лишняя информация. Адрес почты должен быть степенным и не очень сложным, чтобы легко было воспринимать на слух.
Кстати, если вы отправляете электронный адрес, телефон, какие-то реквизиты по смс, в мессенджерах или соцсетях, сделайте их кликабельными, не отправляйте скриншоты. При перепечатке возможны ошибки.
Если вы используйте свои соцсети в работе или если указывайте, где работаете, то внимательнее относитесь к постам и фото, которые публикуете и уже опубликованы. В крупных компаниях могут быть свои требования, чего нельзя делать на личных страницах. Ссылки на действующие странички могут попросить при трудоустройстве, чтобы понять, кто претендует на работу. Поэтому почистите сомнительные посты, уберите загруженные и отмеченные фотографии не по формату.
И помните, что все опубликованное на лисных страницах в соцсетях, может быть использовано против вас.
Фото: pixabay.com.
