ЭДО подходит для компаний, которые работают со счет-фактурами, имеют много филиалов и сдают декларации по НДС.
Электронный документооборот необходим тем компаниям, которые собираются заменить бумажные документы электронными. Электронный документ представляет собой файл с подписью, который является равносильным бумажному документу с подписью от руки. Перевести в такой электронный вид можно любой документ компании — акт, договор, счет-фактуру и прочие.
Кому и зачем нужен электронный документооборот?
ЭДО подходит для компаний, которые работают со счет-фактурами, имеют много филиалов и сдают декларации по НДС. Внедрение такой системы поможет автоматизировать много процессов, ускорить обмен информацией и обеспечить надежное хранение данных.
Малому и среднему бизнесу ЭДО позволяет получить оплату в день выставления документов. Также это актуально для развивающихся компаний, которые еще не имеют больших оборотов и не нуждаются в электронных документах, но уже начинают сотрудничать с другими фирмами, которые работают через ЭДО.
Преимущества электронного документооборота
Основное преимущество ЭДО — это ускорение проведения операций, а также сокращение расходов на печать, доставку и хранение документации. Также к преимуществам электронной системы относятся:
- возможность создавать, отправлять и хранить неограниченное количество документов круглосуточно и с любого устройства, где есть доступ к электронной подписи;
- настройка распределения входящей документации;
- автоматическая сверка взаиморасчетов;
- упрощенное взаимодействие с государственными органами;
- контроль статуса документа — вы можете сидеть статусы «доставлен», «подписан» или «отказ в подписи»;
- систему можно интегрировать с системами бухучета;
- конфиденциальность информации благодаря передачи через защищенные каналы связи;
- проверка формата и оформления документации, что уменьшает отказов налоговой по причине ошибок оформления.
Кроме перечисленных преимуществ, которые компания получает сразу после перехода на ЭДО, необходимо учитывать, что данный способ ведения бизнеса и отчетности становится все более популярным. Тенденция показывает, что постепенно электронные документы вытеснят бумажные.
Как подключить ЭДО
Чтобы подключить электронный документооборот необходимо следовать следующему алгоритму:
- изменить учетную политику организации — прописать, что компания работает с ЭДО;
- Составить схему работы, на этом этапе необходимо определить, кто имеет право подписи, этапы составления документов
и т. д. ; - оформление электронной подписи для руководителя и сотрудников, которые будут подписывать документы;
- выбрать объем работы ЭДО (до 100 документов в месяц или более);
- выбрать оператора и подключить контрагентов;
- при подключении системы все технические вопросы, а также особенности настройки можно решать непосредственно с техподдержкой выбранного сервиса.
Подключение ЭДО от какого сервиса выбрать?
Электронные документы можно отправлять через электронную почту, что не всегда надежно. И может причислять к нарушению приказа Минфина России. Налоговая инспекция выставляет требование отправки деклараций только через специальные сервисы. Сервисы обычно выглядят как модернизированная электронная почта с папками входящих и исходящих документов, адресами, редактором документов и другими функциями.
Наиболее популярны следующие сервисы:
ЮKassa. Услуга предоставляется партнёрами ЮKassa при подключении приёма платежей. Сервис предлагает надежную защиту документации, круглосуточную техническую поддержку, позволяет работать онлайн, имеет настройки модуля 1С, соответствует всем законодательным требованиям.
Синердокс предлагает простой интерфейс, который выглядит, как классическая электронная почта.
Диадок — имеет сложный, но интуитивно понятный интерфейс, имеет ограничения по количеству документов в месяц.
Внедрение ЭДО помогает оптимизировать работу малого, среднего и крупного бизнеса, а также существенно ускорит работу при его расширении. Система доступна к установке для любого предприятия, имеет возможность индивидуальной настройки.
Новости партнеров.
